Budjetti kääntää katseet tulevaisuuteen

Budjetti on yrityksen talouden suunnittelun keskeisimpiä työkaluja. Budjetti kuvaa numeromuodossa yrityksen tavoitteita ja se tehdään tyypillisesti tulevalle tilikaudelle. Osana budjettia laaditaan usein myös sanallinen liiketoimintasuunnitelma vastaavalle ajanjaksolle.

Budjetointi on siis pohjimmiltaan tavoitteiden asetantaa. Sopivien tavoitteiden asettaminen on liiketoiminnassa äärettömän tärkeää, jotta toimintaa voidaan arvioida ja kehittää pitkäjänteisesti. Sopivan budjetointitavan myötä saadaan erinomainen ymmärrys niistä keinoista, joilla tavoitteet voidaan saavuttaa.

Budjetointimalli tulee aina sovittaa yrityksen tarpeisiin

Budjetointi on saanut viime vuosina myös kritiikkiä osakseen. Prosessia pidetään työläänä ja hitaana, budjettilukujen seurantaa hankalana, sekä budjetoidut luvut vanhenevat nopeasti äkillisten muutosten tapahtuessa. Tämä kritiikki ei varmasti ole tuulesta temmattua ja tuleekin muistaa, että budjetointimenetelmä tulisi aina räätälöidä omaan yritykseen sopivaksi. Mitään standardimuotoista budjetointitapaa ei ole olemassa ja kannattaakin miettiä, kuinka budjetoinnista saadaan suurimmat hyödyt irti. Tärkeätä kuitenkin on, että asetetaan tavoitteita, suunnitellaan resursseja ja seurataan tavoitteiden saavuttamista.

Budjetointiprosessi on hyvin erilainen pienyrityksissä ja suurissa organisaatioissa. Yrittäjävetoisissa yrityksissä menetelmä on yleensä ylhäältä alas -tyyppinen, kun taas suuremmissa organisaatioissa se on yleensä yhdistelmä johdolta tulevia raameja ja yksikkötasolla tehtävää liiketoiminnan suunnittelua.

Budjetoinnin kolme vaihetta: suunnittelu, toteutus, seuranta

Jotta budjetoinnista saadaan hyödyt irti, tulee sen seurannan olla vakiomuotoista ja aktiivista. Jos luvut ovat tehty kuukausi- tai tilitasolle, on luontevaa kuukausiraportoinnin yhteydessä käydä läpi miltä toteuma vs. budjetti näyttää. Tässä vaiheessa voi myös olla avuksi, jos esimerkiksi budjetoidun myynnin yhteydessä on tehty laskelmia palvelu- tai tuotekohtaisesta myynnistä ja näin voidaan porautua syvemmälle siihen missä tavoitteet saavutettiin.

Joskus kuulee myös sanottavan, että budjettien seuranta voi olla työlästä koska budjettiluvut ovat Exceleissä ja toteumat taloushallinnon järjestelmissä. Nykyisin kuitenkin useimmat taloushallinnon järjestelmät, kuten Fivaldi, Procountor ja Netvisor, tukevat budjetoitujen lukujen tallentamista suoraan järjestelmään. Tämä tekee toteumien ja budjetoitujen lukujen vertailun vaivattomaksi.

Me Kotassa neuvomme asiakkaita sopivan budjetointimallin valinnassa ja talouden vuosikellon suunnittelussa. Ota yhteyttä ja kerromme lisää.