Business Intelligence eli Tiedolla johtaminen

Business Intelligencellä eli BI:llä ei ole tarkkaa määritelmää, mutta sillä tarkoitetaan yleensä laajana kokonaisuutena tiedon hallitsemista sekä tiedolla johtamista ja sen hyödyntämistä.

Tiedon hallinta kattaa uuden tiedon luomisen, tietovarastoratkaisut, tietomallinnuksen ja tietovirtojen hallinnan. Tiedolla johtamisesta puhutaan yleensä toimintatapana, jossa tietoa analysoidaan ja käytetään päätöksenteon pohjana.

Datan hyödyntäminen on myös pienempien yritysten ulottuvilla

Business Intelligencen osalta voidaan puhua jo vuosikymmeniä kestäneestä kehityksestä, kun tietojärjestelmiin tallentuvan tiedon määrä on kasvanut räjähdysmäisesti. Oleellista ei ole kuitenkaan mahdollisimman suuren tietomäärän haaliminen ja varastointi, vaan sen hyödyntäminen, joka on BI:n keskiössä.

Yrityksillä on nykyaikana käytössään huima määrä tietoa. Se voi olla yrityksen sisäistä dataa esimerkiksi kirjanpidosta, toiminnanohjausjärjestelmästä tai vaikkapa verkkokaupasta. Tätä sisäistä dataa voi helposti yhdistellä ulkoiseen dataan, joka voi olla periaatteessa mitä vain mistä yritys kokee saavansa hyötyä. Ulkoista dataa voi olla esimerkiksi sosiaalisen median tilastot tai demografinen tieto markkina-alueelta. Mahdollisuudet ovat rajattomat.

Syy miksi tiedolla johtaminen on myös pienten yritysten ulottuvilla, löytyy tietojärjestelmistä. Nykyaikana useat yritysten käyttämät järjestelmät toimivat pilvessä (eli ohjelmistotoimittajan omalla palvelimella, ei asiakasyrityksen palvelimella), joka mahdollistaa helpot integraatiot ja tiedonhallinnan prosessit. Lisäksi markkinoille tulleet BI-työkalut ovat halpoja, helppoja ja joustavia käyttää sekä uusien tietolähteiden lisääminen on suoraviivaista.

Tunnusluvut kuntoon ja lisää visualisuutta

Yksinkertaisimmillaan tiedolla johtaminen voi olla sopivien tunnuslukujen asettamista ja niiden seurantaa. Ensin täytyy määrittää mitä kaikkea tietoa on mahdollista kerätä ja kuinka sitä voidaan hyödyntää. Mielestämme liiketoiminnan kehittymistä ei tapahdu, ellei muutoksen mittaamiseen ja seurantaan ole luotettavia ja standardoituja tapoja.

Tilitoimiston näkökulmasta yrityksen kirjanpidon data on melko yksipuolista. Kehittynyttä analytiikkaa ei tietenkään voi rakentaa, mikäli lähtödataa ei ole paljon. Sitä voi toki rikastaa yhdistelemällä siihen jotakin mielenkiintoista ulkoista dataa. Meidän kokemuksemme mukaan monet pienet yritykset haluaisivat saada taloudestaan enemmän helposti saatavilla olevaa visuaalista raportointia. Perinteisesti raportointi on tarkoittanut kuukauden päätyttyä tilitoimiston toimittamaa Excel tai PDF-tuloslaskelmaa. Yrittäjän on kuitenkin mahdollista saada BI-työkaluilla esimerkiksi mobiilisovellukseen reaaliaikaista dataa kirjanpidon järjestelmästä tai vaikkapa nettisivujen kävijöistä, sosiaalisesta mediasta tai verkkokaupan myynneistä edellisenä päivänä.

Tilitoimisto Kota auttaa yritystäsi kehittämään tiedolla johtamisen prosesseja, sekä ottamaan käyttöön BI-työkaluja. Ole yhteydessä meihin ja keskustellaan liiketoimintasi tarpeista.

Microsoft Power BI ja Google Data Studio ovat markkinoiden suosituimpia BI-työkaluja.

Power BI on kokoelma sovelluksia ja yhdistimiä jotka muuntavat eri lähteistä peräisin olevan tiedon johdonmukaiseksi, visuaalisesti vaikuttavaksi ja vuorovaikutteiseksi näkemykseksi. Tiedot voivat olla Excel-laskentataulukossa tai joukossa pilvipohjaisia ja paikallisia hybriditietovarastoja. Power BI:n avulla voit helposti muodostaa yhteyden tietolähteisiin ja visualisoida sekä jakaa niitä kenen kanssa haluat. Katso video Youtubesta.